Как сканировать документы: разрешение, формат и куда всё это девать

Сканирование кажется задачей без нюансов: положил лист, нажал кнопку, получил файл. На практике результат сильно зависит от нескольких параметров, и типичная ошибка — выставить максимум во всех, получив в итоге многомегабайтный файл, который не принимает ни одна форма загрузки.

Разберём настройки по порядку и то, как организовать процесс, чтобы он не требовал компьютера.

Разрешение: сколько на самом деле нужно

Главный параметр и главный источник заблуждений. Цифры в характеристиках сканеров доходят до нескольких тысяч точек на дюйм, и кажется, что это запас качества. Для документов это запас размера файла.

Практическое правило: 300 точек на дюйм покрывают подавляющее большинство задач. Этого достаточно и для читаемости, и для распознавания текста, и для того, чтобы документ приняли в любой электронной форме.

Повышать имеет смысл в двух случаях: оригинал содержит очень мелкий шрифт или тонкую графику, либо вы оцифровываете на долгое хранение и хотите запас.

Цвет, серый или чёрно-белый

Второй параметр по влиянию на размер файла и на пригодность результата.

Чёрно-белый штриховой

Каждая точка либо белая, либо чёрная. Файл минимального размера, текст читается отлично. Не годится там, где есть полутона: печати, подписи карандашом, фотографии в документе.

Оттенки серого

Компромисс для большинства документов: сохраняет полутона, но файл вдвое легче цветного.

Цветной

Нужен, когда цвет несёт информацию: печати, подписи синей ручкой, цветные пометки, бланки с защитными элементами.

Частая ошибка в обе стороны. Скан договора в цвете весит впятеро больше нужного, а скан документа с синей печатью в чёрно-белом режиме теряет отличие оригинала от копии.

Размер файла: почему это важно

Параметр, о котором не думают, пока документ не отказывается загружаться в форму или уходить письмом.

Большинство электронных сервисов ограничивает размер вложения, и типичные пределы — единицы мегабайт на файл. Скан десятистраничного договора в цвете при 600 dpi легко перешагивает этот порог.

Три параметра влияют на размер мультипликативно: разрешение, цветность и степень сжатия. Переход с 600 на 300 dpi сокращает файл вчетверо, переход с цвета на оттенки серого — примерно втрое, и вместе это даёт разницу больше чем на порядок.

Практический ориентир: договор на десять страниц в оттенках серого при 300 dpi укладывается в несколько мегабайт и принимается везде. Если требуется меньше — снижайте разрешение до 200, но не ниже: дальше начинает страдать читаемость мелкого шрифта.

Формат файла

Выбор здесь проще, чем кажется, и определяется числом страниц.

PDF — для всего, что состоит больше чем из одной страницы. Многостраничный документ остаётся одним файлом, открывается везде, поддерживает слой распознанного текста. Для документооборота это формат по умолчанию.

JPEG — для фотографий и одиночных изображений. Хорошо сжимает полутона, плохо — текст и резкие границы: вокруг букв появляются характерные артефакты.

TIFF и PNG — когда нужно сохранить изображение без потерь. Архивное хранение, последующая обработка, репродукции. Файлы получаются крупными.

Распознавание текста

Функция, превращающая картинку в документ, с которым можно работать. Встречается и в программах производителей, и в отдельных приложениях.

Качество распознавания зависит в первую очередь от исходника: чистый ровный скан в 300 dpi распознаётся почти без ошибок, перекошенная фотография с тенью — с большими. Разрешение ниже 200 dpi для распознавания не годится.

Практический совет: если документ нужен для поиска по архиву, выбирайте PDF с текстовым слоем. Если нужно редактировать содержимое — экспорт в текстовый формат, но будьте готовы вычитывать: таблицы и сложная вёрстка переносятся хуже простого текста.

Куда сохранять: без компьютера

Самая полезная часть настройки МФУ, которую обычно не делают, — и потом сканируют через программу на компьютере, хотя аппарат умеет сам.

• В сетевую папку. Аппарат кладёт файл в общий каталог на сервере или на компьютере. Настраивается один раз, дальше работает с кнопки. Лучший вариант для организации.
• На почту. Скан уходит письмом на указанный адрес. Удобно, когда документ нужно сразу отправить, а не хранить.
• На флешку. Через разъём на корпусе. Не требует никакой настройки и работает всегда.
• На телефон. Через приложение производителя. Скан приходит в галерею и оттуда уходит куда угодно.

Первые два варианта требуют первоначальной настройки с указанием адреса папки или почтового сервера, но именно они превращают МФУ в самостоятельное устройство.

Сканирование книг и сшитых документов

Отдельная задача, где обычные рекомендации не работают.

Разворот книги не прилегает к стеклу по линии сгиба, и середина получается тёмной и размытой. Насколько сильно — зависит от конструкции сканирующего узла: датчики, прижатые к стеклу вплотную, имеют малую глубину резкости и мажут заметнее, чем матричные с системой зеркал.

Что помогает: не прижимать книгу с силой — переплёт этого не любит, а результат улучшается мало. Лучше сканировать по одной странице, укладывая корешок к краю стекла, и по возможности использовать крышку с подвижными петлями, которая приподнимается над толстым оригиналом.

Для сшитых документов правило простое: расшивать, если это допустимо. Автоподатчик работает быстрее любых ухищрений со стеклом, а скрепку потом можно поставить обратно.

Автоподатчик и стекло

Два способа подать оригинал, и каждый уместен в своём случае.

Автоподатчик протягивает стопку листов по одному и незаменим для многостраничных документов. Ограничения: не годится для мятых, порванных и склеенных листов, для документов со скрепками и для оригиналов разной плотности в одной стопке.

Стекло нужно для всего остального: книг, паспортов, потрёпанных архивных документов, объёмных предметов. Плюс оно даёт лучшее качество: оригинал лежит неподвижно, а в автоподатчике движется.

Качество скана: что портит результат

Предпоследняя строка — приём, который мало кто знает: чёрный лист, положенный поверх тонкого оригинала перед закрытием крышки, убирает просвечивание обратной стороны почти полностью.

И про муар отдельно: он возникает, когда регулярная сетка растра в напечатанном оригинале совпадает по шагу с сеткой датчиков сканера. Помогает лёгкий поворот листа на стекле или смена разрешения на соседнее значение.

И про имена файлов: сканы с именами вида «скан_001» через полгода невозможно найти. Осмысленное имя при сохранении экономит заметно больше времени, чем занимает.

Обслуживание сканирующей части

Требуется немного, но регулярно.

Стекло протирается мягкой салфеткой без абразива и без растворителей — подойдёт средство для очков или обычная влажная салфетка с последующей сухой протиркой. Любая грязинка на нём будет исправно повторяться на каждом следующем скане.

Отдельного внимания требует узкая стеклянная полоска рядом с основным стеклом — через неё проходят листы из автоподатчика. Именно она пачкается быстрее всего и даёт характерную продольную полосу.

Ролики автоподатчика со временем затираются и начинают захватывать по два листа или перекашивать страницу. Протирка влажной салфеткой восстанавливает сцепление на какое-то время; дальше нужна замена.