Печать документов: поля, масштаб и почему на бумаге всё не так, как на экране

Между тем, что видно на экране, и тем, что выходит из принтера, стоит целая цепочка преобразований: программа отдаёт документ драйверу, драйвер переводит его в понятный аппарату вид, аппарат укладывает результат на физический лист. На каждом этапе что-то может пойти не так.

Разберём типовые расхождения и способы получать предсказуемый результат с первого раза.

Непечатаемая область

Первое, что удивляет при попытке напечатать макет с фоном до самого края: белая рамка остаётся всё равно.

Причина механическая. Лист удерживается и протягивается роликами, и по краям остаётся полоса, до которой печатающий узел физически не достаёт. У лазерных аппаратов она составляет несколько миллиметров со всех сторон, у струйных бывает больше снизу, где лист удерживается дольше.

Часть струйных моделей умеет печатать без полей — на фотобумаге стандартных размеров. Достигается это тем, что аппарат печатает чуть шире листа, а излишек уходит в специальный жёлоб. На обычной бумаге такой режим обычно недоступен.

Для документов с фоном до края существует другой путь — печать на листе большего формата с последующей подрезкой. Именно для этого нужны аппараты, поддерживающие формат А4+.

Поля документа и поля печати

Две разные вещи, которые постоянно путают, отчего текст оказывается то слишком близко к краю, то обрезанным.

Поля документа задаются в редакторе и определяют, где располагается текст на условной странице. Непечатаемая область — свойство принтера. Если поля документа меньше непечатаемой области, часть содержимого просто не выйдет на бумагу.

Практическое правило: не задавайте поля меньше сантиметра, если документ будет печататься. Стандартные значения в редакторах выбраны с запасом именно по этой причине.

Для документов под подшивку нужен дополнительный запас со стороны переплёта, а при двусторонней печати — зеркальный: слева на нечётных страницах, справа на чётных. Подробнее — в материале о дуплексе.

Масштабирование

Настройка, которая молча меняет размер содержимого и объясняет половину случаев «шрифт стал мельче».

Наиболее коварен второй режим: он включён по умолчанию во многих программах просмотра и незаметно уменьшает документ процентов на пять. Для текста это не критично, а вот чертёж, напечатанный в таком режиме, перестаёт соответствовать масштабу.

Для документов, где размер имеет значение, — чертежи, шаблоны, выкройки — всегда выбирайте фактический размер и проверяйте результат линейкой по контрольной метке, если она есть.

Формат бумаги и что с ним путают

Источник обрезанных краёв, о котором думают в последнюю очередь: документ свёрстан под один формат, а печатается на другом.

Классический случай — файл, пришедший из-за рубежа. Там распространён формат Letter, который короче и шире привычного А4. Документ, свёрстанный под него, на европейском листе оставляет полосу снизу; в обратную сторону — теряет нижнюю строку.

Второй случай — печать документа формата А5 или конверта из лотка с обычной бумагой. Аппарат исправно печатает маленькую страницу в углу большого листа, потому что так ему и сказали.

Проверяется это в двух местах: формат страницы в параметрах документа и формат бумаги в диалоге печати. Они должны совпадать между собой и с тем, что лежит в лотке.

Почему меняется шрифт

Документ открывается на другом компьютере или отправляется на печать — и вёрстка поехала, хотя содержимое то же.

Причина в том, что документ хранит не сам шрифт, а его название. Если на компьютере такого шрифта нет, система подставляет похожий. У заменителя другая ширина символов, отчего строки переносятся иначе, таблицы разъезжаются, а документ становится на страницу длиннее.

То же происходит на стороне принтера: у аппаратов есть собственный набор встроенных шрифтов, и в некоторых режимах печати используются именно они, а не системные.

Решение одно и универсальное — перевести документ в формат, который хранит шрифты внутри себя.

PDF как способ зафиксировать результат

Перевод документа в PDF перед печатью решает сразу несколько перечисленных проблем и требует нескольких секунд.

• Шрифты встраиваются в файл, и подмена становится невозможной.
• Вёрстка фиксируется: разбивка на страницы больше не зависит от программы и компьютера.
• Документ выглядит одинаково везде — у вас, у коллеги и в типографии.
• Печать становится предсказуемой: вы видите на экране ровно то, что выйдет на бумаге.

Особенно это важно, когда документ уходит на сторону: заказчику, в типографию, в другую организацию. Отправленный в редактируемом формате, он с высокой вероятностью откроется у получателя иначе.

Лишняя страница в конце

Классическая мелочь, которая за год складывается в заметную стопку бумаги.

Пустая последняя страница появляется из-за пустого абзаца после таблицы, разрыва раздела, который не виден, или из-за того, что содержимое не помещается на страницу буквально на одну строку.

Как исправить: включите отображение непечатаемых символов и посмотрите, что стоит в конце документа. Обычно достаточно удалить пустой абзац или чуть уменьшить межстрочный интервал.

Быстрое решение без правки документа — указать в диалоге печати диапазон страниц вручную, исключив последнюю.

Печать таблиц и широких документов

Отдельная категория с собственными проблемами: таблица, которая не помещается по ширине, разъезжается на несколько листов без всякой логики.

Табличные редакторы печатают не документ, а область данных, и по умолчанию режут её по границе листа. Получается стопка страниц, где продолжение таблицы лежит не рядом, а через несколько листов, и собрать её невозможно.

• Задайте область печати явно — иначе на бумагу уйдут и пустые ячейки с форматированием.
• Включите вписывание по ширине в одну страницу. Высота при этом может остаться многостраничной, и это нормально.
• Повторяйте строку заголовков на каждой странице. Иначе со второго листа непонятно, что за столбцы.
• Смените ориентацию на альбомную для широких таблиц: это прибавляет заметную часть ширины.
• Рассмотрите формат А3, если таблица не вмещается принципиально.

Печать веб-страниц

Отдельный источник разочарований: страница на бумаге выглядит совсем не так, как в браузере.

Современные браузеры имеют режим печати с предпросмотром, где можно убрать колонтитулы с адресом и датой, отключить фоновую графику и выбрать масштаб. Многие сайты дополнительно предоставляют версию для печати, где убраны меню и баннеры.

Если нужного нет, помогает режим чтения: он оставляет только основной текст и изображения, и печать из него даёт аккуратный результат.

Отключение фоновой графики стоит выделить отдельно: тёмные подложки и цветные блоки расходуют огромное количество тонера и на бумаге почти всегда лишние.

И совсем прикладное: если из документа нужны несколько несмежных страниц, их не обязательно печатать по одной. Диапазон в диалоге печати понимает перечисление через запятую и интервалы через дефис — можно указать сразу нужный набор.

Про непечатаемую область. Ни один аппарат не печатает до самого края листа: по периметру остаётся полоса в несколько миллиметров, где механика физически не работает. Документ, свёрстанный с нулевыми полями, обрежется — и обнаружится это уже на бумаге. Минимальные поля стоит закладывать в макет заранее Проверить их величину проще всего в свойствах драйвера конкретного аппарата У разных моделей эти величины отличаются заметно Разброс достигает нескольких миллиметров.

Проверка перед печатью

1. Откройте предпросмотр и пролистайте документ целиком, а не только первую страницу.
2. Проверьте число страниц: лишняя в конце — самая частая находка.
3. Убедитесь, что выбран нужный принтер, а не виртуальный.
4. Проверьте формат бумаги: документ и лоток должны совпадать.
5. Для больших заданий напечатайте одну пробную страницу.
6. Для двусторонних — проверьте край переплёта на двух листах.

Эта минута экономит больше бумаги и тонера, чем любые настройки экономного режима. Основная часть перерасхода приходится не на плотность печати, а на повторные задания.