Один принтер на всех: как правильно раздать печать по сети

Как только принтеров в помещении становится меньше, чем людей, возникает задача раздать печать. Решается она тремя способами разной степени удачности, и самый распространённый из них — наименее удачный.

Разберём варианты по порядку и то, как настроить правильный.

Три схемы и их различия

Общий доступ через компьютер

Принтер подключён кабелем к одной машине, на ней включён общий доступ, остальные печатают через неё. Работает, пока эта машина включена и не спит.

Прямое подключение в сеть

Аппарат имеет собственный сетевой порт или беспроводной модуль и получает свой адрес. Каждый компьютер работает с ним напрямую. Правильный вариант.

Через сервер печати

Небольшое устройство, к которому принтер подключается кабелем USB, а само оно стоит в сети. Способ оживить старый аппарат без сетевых возможностей.

Первая схема популярна, потому что не требует ничего: она настраивается в две галочки. Расплата наступает позже — печать перестаёт работать каждый раз, когда владелец «главного» компьютера ушёл домой и выключил машину.

Почему общий доступ через компьютер плох

Стоит перечислить проблемы явно, потому что каждая из них всплывает рано или поздно.

• Зависимость от одной машины. Выключена или спит — печати нет ни у кого.
• Очередь через посредника. Задания идут двумя этапами, и перезагрузка промежуточного компьютера обрывает всю очередь.
• Проблемы с драйверами. Клиенты получают драйвер с сервера, и несовпадение разрядности или версии системы оборачивается ошибками установки.
• Нагрузка на чужую машину. Обработка чужих заданий тратит ресурсы компьютера, за которым кто-то работает.
• Ограничение по числу подключений. Клиентские версии систем рассчитаны на небольшое число одновременных сетевых сеансов.

Схема допустима как временное решение дома, где всё равно один компьютер включён постоянно. В офисе она создаёт больше работы, чем экономит.

Правильный вариант: принтер в сети

Если у аппарата есть сетевой разъём или беспроводной модуль, настройка занимает несколько минут и решает вопрос окончательно.

1. Подключите принтер кабелем к маршрутизатору или настройте беспроводное соединение с панели аппарата.
2. Распечатайте страницу конфигурации — на ней указан полученный адрес.
3. Закрепите этот адрес за аппаратом в настройках маршрутизатора, чтобы он не менялся.
4. На каждом компьютере добавьте принтер, указав его адрес вручную — это надёжнее автоматического поиска.
5. Установите полный драйвер модели, а не универсальный: иначе часть функций будет недоступна.
6. Проверьте печать пробной страницы с каждого рабочего места.

Третий пункт — тот, из-за которого сетевые принтеры «пропадают» через неделю после настройки. Маршрутизатор выдаёт адреса во временную аренду, и после её истечения адрес аппарата может смениться. Подробный разбор — в материале о подключении по Wi-Fi.

Старый принтер без сети

Аппарат с одним разъёмом USB тоже можно сделать сетевым — и часто это дешевле замены.

Сервер печати. Небольшая коробка с сетевым портом и разъёмом USB. Принтер подключается к ней, она — в сеть. Аппарат получает собственный адрес и виден всем.

Маршрутизатор с портом USB. Многие модели умеют раздавать подключённый принтер по сети. Функция включается в настройках и обычно требует установки фирменной утилиты на компьютеры.

Одноплатный компьютер как сервер печати. Вариант для тех, кому нужны дополнительные возможности: очередь, учёт, доступ с мобильных устройств. Требует настройки, зато гибок.

Сколько человек выдержит один аппарат

Вопрос, который решается не столько техникой, сколько организацией, но ориентиры полезны.

Ограничение здесь не в числе подключений — сетевой аппарат обслужит их сколько угодно, — а в очереди. Когда десять человек отправляют задания в один и тот же час, последний ждёт сумму всех предыдущих.

Практический ориентир: настольный аппарат комфортно обслуживает трёх-пятерых, модель среднего класса — до десяти-пятнадцати, производительная машина рабочей группы — отдел в двадцать и более человек. Критерии подбора по объёму разобраны отдельно.

Второй фактор — расстояние. Аппарат, до которого идти дальше тридцати секунд, начинают использовать реже и накапливать задания пачками, что как раз и создаёт очереди.

Драйверы на рабочих местах

Часть проблем сетевой печати возникает не из-за сети, а из-за того, что на компьютерах установлены разные версии драйверов.

Симптомы характерные: у одного сотрудника документ печатается нормально, у другого съезжает вёрстка или недоступна двусторонняя печать. Причина в том, что универсальный драйвер из состава системы не знает про возможности конкретной модели.

Правило простое: на всех рабочих местах должен стоять один и тот же полный драйвер с сайта производителя. В организации это разворачивается централизованно, дома делается руками.

Отдельная деталь про имена: назовите аппарат в сети по месту, а не по модели — «бухгалтерия» понятнее, чем набор букв и цифр. В организации с несколькими принтерами это экономит заметное количество ошибочных отправок.

Учёт и ограничения

Когда аппарат общий, полезно понимать, кто и сколько печатает, — и не столько ради контроля, сколько ради планирования расходников.

Аппараты среднего и старшего класса ведут счётчики по пользователям или кодам подразделений. Данные выгружаются из веб-интерфейса и показывают структуру объёма — обычно с неожиданными результатами.

Смежная функция — печать с подтверждением, когда задание ждёт на аппарате, пока сотрудник не подойдёт и не введёт код. Кроме конфиденциальности, она заметно сокращает объём: невостребованные задания просто не печатаются.

Безопасность общего аппарата

Сетевой принтер — полноценное устройство с собственной операционной системой, веб-интерфейсом и памятью. В организациях об этом вспоминают редко.

Пароль на веб-интерфейс. По умолчанию вход в настройки часто без пароля или с заводским. Через этот интерфейс можно перенастроить сканирование на чужой адрес, изменить сетевые параметры или прочитать адресную книгу.

Не выставлять аппарат наружу. Проброс портов на маршрутизаторе ради «печати из дома» делает принтер доступным из интернета — это известная точка входа в корпоративную сеть.

Документы на жёстком диске. Аппараты старшего класса хранят задания на встроенном накопителе. При списании или передаче техники его нужно очищать — в меню обычно есть соответствующая функция.

Забытые распечатки. Самая прозаичная утечка происходит не по сети, а с выходного лотка. Печать с подтверждением закрывает и это.

Мобильные устройства в общей схеме

Сотрудники приходят с телефонами и планшетами, и вопрос печати с них возникает сам собой.

Аппарат, подключённый в сеть напрямую, обычно виден мобильным устройствам без дополнительных настроек: современные системы находят сетевые принтеры по стандартному протоколу и предлагают печать в меню отправки.

Схема с общим доступом через компьютер здесь не работает вовсе — телефон такой принтер не увидит. Ещё один довод в пользу прямого подключения.

Для гостей и подрядчиков, которых не пускают в рабочую сеть, выручает прямое подключение к самому аппарату: принтер поднимает собственную беспроводную сеть, к которой можно подключиться на время печати — подробнее о способах.

Отдельная классика общего аппарата — зависшее задание в очереди. Один документ с ошибкой блокирует все последующие, и офис приходит к выводу, что принтер сломался. Лечится очисткой очереди на компьютере, к которому аппарат подключён, или на нём самом — и полезно, чтобы этот приём знал не один человек Инструкция на две строки рядом с аппаратом решает вопрос.

Типичные проблемы сетевой печати

Вторая строка встречается чаще всех и решается один раз — закреплением постоянного адреса. Если печать регулярно отваливается после перерывов в работе, начинать стоит именно с этого.